Smart working: 6 tool per gestirlo al meglio

Ormai lo abbiamo capito: lo smart working è l’hot topic delle ultime settimane.

Coinvolge al momento centinaia di aziende e migliaia di lavoratori o professionisti, ma è ancora presto per sapere se diventerà una prassi consolidata nel medio-lungo termine.

Considerato il contesto socio-produttivo italiano, la sensazione è che lo smart working verrà utilizzato come misura straordinaria per far fronte all’emergenza Coronavirus, e che verrà quindi revocato con il ritorno alla normalità.

C’è, a dire il vero, anche molta confusione intorno al significato stesso di smart working, troppo spesso confuso con il semplice telelavoro.

Cos’è davvero lo smart working?

Alcuni lo chiamano lavoro da casa, altri lavoro a distanza. In realtà, lo smart working è una vera e propria filosofia manageriale in grado di rafforzare i concetti di collaborazione e responsabilità.

Lo smart worker sa quali sono gli obiettivi da raggiungere, è flessibile e autonomo nella scelta degli spazi e degli orari di lavoro e ha bisogno di sapere che l’azienda confida nella sua capacità di organizzare i propri impegni e limitare le distrazioni.

Il compito del datore di lavoro è quindi quello di distribuire correttamente i compiti e di mettere a disposizione dei dipendenti gli strumenti tecnologici adeguati.

Il focus è senza dubbio sulla necessità di comunicare e interagire a distanza con gli altri membri del team. Per fortuna, la tecnologia ci viene in aiuto con tutta una serie di piattaforme e strumenti utilissimi in caso di smart working.

Oggi vogliamo presentarvi i 6 tool secondo noi indispensabili per impostare un flusso di lavoro ben condiviso e organizzato.

Google Calendar

Le agende fisiche sono belle e pratiche, ma purtroppo non inviano reminder e c’è anche il rischio di dimenticarsele da qualche parte. Perché non preferire allora un calendario online consultabile in qualsiasi momento e da qualsiasi device?

Google Calendar potrebbe sembrare un banale calendario virtuale, ma è in realtà uno strumento fondamentale per buona organizzazione del lavoro. Su Google Calendar potrai inserire riunioni, appunti, segnare le assenze e condividere tutte queste informazioni con gli altri membri del team. Sì, perché il Calendar può essere condiviso e sincronizzato in tempo reale.

Skype e Hangouts Meet

Lo smart working dovrebbe prevedere un confronto periodico tra i membri del team, utile a valutare quanto è stato fatto e a stabilire i futuri step. E non dimentichiamo gli incontri con i clienti, anche questi opportunamente gestiti a distanza.

Esistono numerosi tool che consentono di svolgere meeting online. Due tra i più utilizzati e apprezzati sono senza dubbio Skype e Google Hangouts Meet. Entrambi consentono di effettuare chiamate o videochiamate di gruppo e offrono anche la possibilità di condivisione degli schermi. Tutto ciò di cui avete bisogno è una connessione stabile ad Internet.

Google Drive

Non esiste lavoro d’ufficio che non preveda la creazione e condivisione di un’elevata quantità di file. Grazie all’innovazione tecnologica degli ultimi decenni si è passati da ingombranti archivi a comodi hard disk esterni, ma c’è una soluzione ancora più comoda: il cloud di Google.

Google Drive permette di archiviare e condividere i file con tutto il team, che può lavorarli contemporaneamente tramite qualsiasi sistema operativo e anche dall’app. Ma non solo: è anche possibile creare nuovi documenti direttamente all’interno della piattaforma e osservare in tempo reale le modifiche apportate dai colleghi.

Trello

Quando si lavora a distanza, è fondamentale avere ben chiari gli obiettivi e i task necessari per raggiungerli. Questo vale a maggior ragione per chi lavora in team. Esistono numerosi strumenti che aiutano a gestire il flusso di lavoro, e Trello è senza dubbio uno dei più intuitivi e semplici da utilizzare.

Si tratta di un software per il task management che consente di creare più bacheche con diverse to-do-list per tenere traccia, giorno per giorno, di tutte le cose da fare. Le bacheche o to-do-list possono essere suddivise per progetto o per cliente e possono essere condivise con gli altri membri del team, invitandoli a partecipare tramite mail. Cliccando sul singolo task si apre la scheda dedicata da dove è possibile impostare scadenze e checklist, allegare file o inserire commenti.

Slack

Quante volte ci è capitato di fare avanti e indietro tra un canale di comunicazione e l’altro? Un aggiornamento su Dropbox, un task completato su Trello, un documento da aggiornare su Google Drive…e dopo neanche cinque minuti ci troviamo ad avere tante (troppe) finestre aperte sul desktop. Che casino! Ma se ci fosse uno strumento in grado di integrare tutti questi canali in un unico servizio?

Per nostra fortuna un tool del genere esiste e si chiama Slack. Per iniziare a sfruttare le potenzialità di questo straordinario strumento è sufficiente andare su Slack.com, creare il proprio team ed invitare i propri colleghi via email. A questo punto è possibile installare il tool sul desktop oppure proseguire con la versione web. Assolutamente consigliato per chi desidera semplificare il modo di comunicare, in ufficio o a distanza.

Forse conoscevi già questi strumenti.

In caso contrario, siamo felici di averti aiutato!

Ora non ti resta che provarli insieme al tuo team per scoprirne insieme tutti i vantaggi.

Debora,

Web Content Editor